Gagnez en temps et en efficacité en arrêtant quelque chose de bien trop négligé aujourd’hui. Je vous propose d’augmenter de 50% votre productivité lorsque vous réalisez des tâches qui nécessitent de la concentration.
Cet article est disponible en épisode de podcast.
Salut à tous et bienvenue pour cet épisode où l’on va parler de productivité et je vais vous montrer comment avoir un gain potentiel de 50% pour les tâches qui vous demandent de la concentration, en stoppant, en arrêtant quelque chose dont on néglige fortement les impacts sur notre capacité à produire, à nous concentrer.
J’espère que vous allez bien, on est parti pour cet épisode où on va parler de concentration, de productivité. C’est un secret pour personne. Aujourd’hui, notre temps d’attention, de concentration, de production, est de plus en plus faible au fur et à mesure des années, puisque la quantité d’information à laquelle on accède est vraiment aujourd’hui supérieure à la demande.
Donc, on est soumis à tellement d’informations que l’on est obligé de réduire notre attention et de zapper, de passer d’une information à une autre, puisque c’est vrai que cette information aujourd’hui, elle est partout. On a de plus en plus d’écrans autour de nous, que ce soit la télé, l’ordinateur. Maintenant, on a les smartphones, les montres. Bientôt, il y aura probablement les frigos, les miroirs. Les écrans se glisseront partout et avec eux de l’information. Les réseaux sociaux, dont le but est quand même que l’on reste le plus longtemps dessus possible. Et quand ils ne génèrent pas de notifications, ce sont nos autres applications qui vont générer des notifications de messages, divers chats.
Même maintenant dans le milieu professionnel, on a aussi du coup eu l’habitude de zapper, d’aller d’une information à une autre, de consulter une actualité rapidement, puis d’aller à une autre. Et c’est aussi comme ça que se sont orientés les médias en nous proposant maintenant quasiment uniquement que du contenu choc au niveau émotionnel pour que cela attire notre attention, qui est de moins en moins présente et que l’on aille d’une actualité à une autre. Et puis, dans le milieu professionnel, on a aussi de plus en plus de bureaux en open space qui vont aussi diminuer notre capacité à être attentif, concentré, avec sans cesse des informations qui arrivent de tous les côtés.
Donc, au final, on se retrouve avec un chiffre qui est assez flagrant. C’est qu’en 30 ans, les 30 dernières années, nous avons produit plus d’informations qu’en cinq mille ans d’histoire. Donc nous sommes littéralement baignés dans de l’information et on parle donc de chiffres impressionnants. Nous avons 8 secondes d’attention au maximum disponibles lorsque l’on est en train de naviguer sur le web. Et en milieu professionnel, pour un employé de bureau, on parle de 11 minutes maximum avant qu’il y ait une interruption, quelque chose qui viennent interrompre le travail de cette personne. Donc, à partir de là, on comprend bien qu’il est difficile d’être un producteur, de produire et de ne pas tomber dans la tendance générale où l’on est des consommateurs d’informations à longueur de journée.
Donc, ça devient beaucoup plus difficile aujourd’hui d’atteindre des objectifs, de réussir des projets, d’être efficace en un temps donné. Et on se demande, on voit souvent des demandes où l’on se questionne sur comment font certaines personnes pour produire autant. Alors oui, elles se concentrent sur probablement ce qui comptent le plus. Mais faut il encore y arriver avec toutes ces informations. Toutes ces sollicitations qui sont, on ne va pas se le cacher souvent intéressantes, elles vont nous captiver puisque aujourd’hui, on peut accéder à des informations sur des niches très spécifiques, sur des choses qui peuvent nous intéresser.
On peut se connecter à tous ces clubs, tous ces groupes, tous ces réseaux qui se concentrent sur nos passions, sur nos intérêts et donc on peut accéder à des informations qui peuvent vraiment nous captiver. Et on peut y passer facilement toute la journée. Et le problème, c’est qu’à chaque fois que l’on va consulter ces informations, on va créer une distraction pour nous. Et c’est là où on néglige grandement l’impact qu’elles ont sur nous. Lorsque l’on a besoin de concentration, puisque cette distraction, elle diminue notre productivité sur une tâche de l’ordre de 20, voire de 50% sur les tâches qui vont nous demander plus d’effort mental, plus de challenges.
Voilà, c’est tout sauf quelque chose de négligeable. On parle de 50% de productivité en moins et vous pouvez en plus ajouter ça avec une moyenne de 25 minutes supplémentaires pour réussir à revenir à la tâche initiale avant l’interruption, la distraction. Puisqu’on a tendance, après une distraction, à faire d’autres choses et même 2 autres choses. En moyenne, on passe par deux étapes supplémentaires avant de revenir à la tâche initiale dans laquelle on était. On va peut être consulter un mail ou une information suite à la distraction ou consulter son téléphone, mais on va perdre 25 minutes après la distraction. Sans parler qu’il faut retrouver, réussir à retrouver le pic de concentration que l’on avait avant cette distraction.
Donc on se rend compte qu’il y a un levier, un potentiel énorme en termes d’efficacité, de productivité à réussir à stopper les distractions autant que possible dans nos journées. Et sur les tâches importantes qui demandent de la concentration. C’est gagner 50% de productivité, donc c’est vraiment pas rien du tout.
Donc, comment faire ? Je pense que sur les tâches importantes sur lesquelles vous devez vous concentrer, il faut avoir des habitudes, vraiment de pouvoir complètement couper les interruptions, les notifications de son téléphone. Pour cela, vous avez le mode silencieux dans votre téléphone qui permet sans passer par le mode avion où on est complètement coupé de tout. Mais le mode silencieux vous permet quand même de définir quels numéros ou quelles actions peuvent quand même vous distraire si jamais il y a une urgence. Mais tout le reste est coupé. Vous n’avez plus ces notifications qui s’allument sans arrêt sur votre téléphone et qui peuvent potentiellement vous amener à arrêter votre tâche et aller consulter le message ou la notification d’email qui est arrivée.
Donc déjà couper les notifications sur votre téléphone et faites de même sur l’ordinateur puisqu’on l’utilise de plus en plus. Et ce sera la tendance des logiciels, des applications sur l’ordinateur qui permettent de faire beaucoup de choses qui sont très intéressantes, mais qui peuvent aussi vous envoyer sans arrêt des notifications. Là aussi, le réflexe est de les couper pour être tranquille. N’hésitez pas peut être à mettre un message sur votre porte quand vous avez besoin de vous concentrer quelques dizaines de minutes ou de définir peut être un signe rapide pour avertir vos collègues que vous êtes dans un moment où vous êtes concentré, pour avoir vraiment le minimum de distraction.
Et puis, essayez aussi de ne pas ouvrir vos emails avant une certaine heure, peut être en fin de matinée, puisque là aussi, c’est une grande source de distraction. Déjà, de voir les nouveaux emails entrants, mais en plus de consulter ses emails directement, ça vous met dans la tête tout un tas de tâches, peut être d’urgence, que vous aurez à faire et vous allez pouvoir avoir tendance à vous distraire vous même. Petit aparté concernant les emails déjà que l’on manque de capacité de concentration. En plus, on manque de temps à cause des emails puisque une étude a montré que l’on passe 28% de notre temps de travail à gérer nos emails. Si l’on n’a pas d’habitudes en place pour justement empêcher ça. Donc vraiment, il faut voir les emails comme une possible distraction très importante et une possible perte de temps très importante.
Donc il faut essayer de les gérer différemment à des heures bien définies et réduire leur quantité. Alors, bien sûr, ça ne veut pas dire du tout qu’il faut se couper de toutes distractions, de toutes interruptions. Non, au contraire, il faut s’accorder des pauses au minimum toutes les 40-50 minutes pour justement aérer votre cerveau et est capable de revenir dans un état d’efficacité. Mais par contre, pendant 20, 30, 40 minutes, être capable sur les tâches importantes de vous couper de toute distraction, vous allez gagner en efficacité, en temps. Ça, ce sera tout simplement une période concentrée, totalement différente que si vous aviez des distractions. On l’a vu en moyenne 11 minutes pour quelqu’un qui travaille dans un bureau.
Et puis, c’est aussi une sensation qui est complètement différente, un ressenti en pleine concentration où on se sent vraiment très efficace. On enchaîne les actions, les tâches, on va avoir de nouvelles idées. Et puis, à la fin de cette période là, on va se sentir plus en confiance, plus fier de nous. Et on ne peut pas négliger que l’on a un gain de temps qui sera lui aussi de l’ordre de 20 à 50%.
Cela veut dire que si on se concentre ne serait ce que sur deux, trois créneaux comme ça dans la journée. Le reste du temps, on va être déjà plus détendu. On aura fait rapidement ce qui est important de façon efficace et on aura du coup moins de pression, plus de résultats. Donc c’est énormément de bénéfices de réussir comme ça à s’isoler de ses distractions qui sont souvent négligée.
Donc, n’hésitez pas à parler quand même à vos collègues. Des fois, on n’ose pas dire excuse moi, je suis dans un moment de concentration. Est ce que tu pourrais revenir plus tard ? Mais souvent, on n’ose pas le dire. Mais il suffit d’expliquer en amont que de telle heure, à telle heure, on a des moments où on est très concentré et les personnes peuvent comprendre. N’hésitez pas à donner des chiffres comme je vous ai cité. Et c’est des habitudes à prendre, même dans des équipes très grandes. On peut avoir ces temps là. C’est un mode de fonctionnement, mais il ne faut surtout pas négliger cette distraction. Vous y gagnerez énormément en temps et en efficacité, et en bien être aussi, en ayant beaucoup moins de pression.
Voilà. L’idée, c’est de réussir à gérer, à contrôler, à choisir vos distractions, vos interruptions et vous gagnerez grandement en efficacité. Je vous remercie pour votre écoute. Je vous souhaite une bonne journée ou une bonne soirée et je vous dis à très bientôt pour le prochain épisode Ciao.
Lavie N. Attention, Distraction, and Cognitive Control Under Load. Current Directions in Psychological Science. 2010
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